Opatření děkana č. 8/2012
OPATŘENÍ DĚKANA Č. 8/2012
SPISOVÝ ŘÁD
V souladu s příslušnými právními předpisy a Opatřením prorektora R 189 ze dne 5. ledna 2012 vydávám toto opatření.
I.
Předmět úpravy
Toto Opatření děkana řeší výkon spisové služby na Pedagogické fakultě JU (dále jen PF JU).
II.
Činnost a organizace podatelny PF JU
1. Provozní doba
pondělí - pátek 7:45 - 11:30 hodin 12:30 - 14:00 hodin
2. Předání zásilek na podatelnu
- Zásilky určené k odeslání ve dni shodném s datem předání na podatelnu přijímá podatelna do 13:45 hodin.
- Požadavek na odeslání jednotlivé nebo hromadné zásilky ve dni shodném, který vznikne po 13:45 hodin, si zajistí pracovníci sami.
Doklad o zaplacení poštovného předkládá zaměstnanec k vyúčtování na pokladnu PF JU formulářem Vyúčtování za hotové.
3. Informace
Požadavek na odeslání hromadné korespondence je odesílatel povinen projednat předem se zaměstnancem podatelny.
Každý útvar PF má přidělenu samostatnou přihrádku pro příjem dokumentů.
4. Interní zásilky JU
Zásilky z PF JU adresované na jednotlivé součásti JU odesílatel předává na podatelnu.
Zásilka, která má být odeslána interní poštou ve shodném dni předání na podatelnu, musí být doručena na podatelnu PF JU do 8:00 hodin.
Pověřený zaměstnanec PF JU tyto zásilky předá do podatelny Rektorátu a současně vyzvedne z podatelny Rektorátu interní zásilky adresované pro PF JU.
III.
Činnost a organizace spisoven PF JU
1. Spisovny
| Název spisovny |
Číslo místnosti |
Budova | Pověření vedením spisovny |
Zástup |
| personální, děkanát | J 111 (050100029) | Jeronýmova 10, Č. Budějovice |
Hana Březinová | Dana Pouzarová |
| ekonomická | J 520 (050203003) | Jeronýmova 8, Č. Budějovice |
Olga Janásová | Alena Dvořáková |
| studijní | J 145 (050200050) | Jeronýmova 8, Č. Budějovice |
Mgr. Zuzana Svobodová | Věra Dariusová |
| J 106 (050100008) | Jeronýmova 10, Č. Budějovice |
Mgr. Zuzana Svobodová | Hana Pejsarová | |
| stavební | J 517 (050203044) | Jeronýmova 8, Č. Budějovice |
Václav Hálek | |
| MTZ | J 536 (050203018) | Jeronýmova 8, Č. Budějovice |
Alena Hajná | Dagmar Dvořáková |
Přístup do spisovny má pouze zaměstnanec pověřený vedením spisovny a jeho zástup (dále jen pracovník spisovny) či jeho
nadřízený, ostatní zaměstnanci pouze v jejich přítomnosti.
Skartační řízení dokumentů uložených ve spisovnách PF JU zajišťují pracovníci pověření vedením spisovny nebo jejich zástupci.
2. Ukládání dokumentů
Všechny vyřízené spisy a jiné dokumenty jsou po dobu trvání skartační lhůty uloženy ve spisovnách PF JU.
Dokumenty předávané do spisoven musí být uloženy v ukládacích obalech (archivních krabicích, kartonech, balících či pořadačích). Předávající opatří ukládací obal těmito údaji (vzor štítku viz příloha č. 1):
- název spisovny
- pořadové číslo
- stručné značení obsahu
- spisový znak
- rok vzniku
- skartační znak a lhůta
Dokumenty a spisy jsou ukládány do spisovny na základě předávacího protokolu - viz příloha č. 2.
Zapůjčení dokumentu ze spisovny se musí evidovat v knize označené Evidence výpůjček dokumentů - viz příloha č. 3. Tato evidence musí být vedena v každé spisovně PF JU a pracovník spisovny odpovídá za její správné vedení. Dokumenty ze spisovny se zapůjčují na dobu nejvýše 30 dnů. Archiválie se zapůjčuje jen ve výjimečných případech, jinak se poskytuje kopie. Předávání dokumentů vypůjčených ze spisovny dalším osobám není dovoleno bez řádného převodu výpůjčky.
IV.
Závěrečná ustanovení
Vedoucí pracovníci PF JU jsou povinni seznámit se zněním tohoto Opatření své podřízené zaměstnance.
Opatření nabývá účinnosti dnem jeho vydání.
V Českých Budějovicích 31. 10. 2012
Mgr. Michal Vančura, Ph.D.
děkan Pedagogické fakulty JU
Přílohy:
č. 1 Štítek pro archivaci
č. 2 Předávací protokol pro uložení dokumentů do spisovny
č. 3 Evidence výpůjček