OPATŘENÍ DĚKANKY Č. 6/2019
K ZAVEDENÍ JEDNOTNÉHO SYSTÉMU ELEKTRONICKÉ KOMUNIKACE
NA PEDAGOGICKÉ FAKULTĚ JIHOČESKÉ UNIVERZITY

 

Článek I.
Obecná ustanovení

Pro účely transparentní elektronické komunikace mezi studenty a absolventy na straně jedné a vyučujícími a dalšími zaměstnanci Pedagogické fakulty Jihočeské univerzity na straně druhé se zavádí jednotný systém elektronické komunikace.

 

Článek II.
Jednotný systém elektronické komunikace

1. Jednotný systém elektronické komunikace zajišťuje identifikaci odesílatele a adresáta elektronických zpráv mezi osobami uvedenými v článku I., jakož i elektronickou komunikaci mezi nimi.
2. Organizačním a odborným garantem funkčnosti jednotného systému elektronické komunikace na Pedagogické fakultě Jihočeské univerzity (dále jen fakulta), je oddělení správy informačních systémů, příp. oddělení CIT rektorátu, který zabezpečuje rovněž nezbytný poradenský servis.

 

Článek III.
Založení e-mailových adres a funkcionalita e-mailových schránek

1. Všem řádně zapsaným studentům bakalářských, magisterských a doktorských studijních programů, účastníkům CŽV a zaměstnancům fakulty je vytvořena e-mailová adresa ve formátu username@pf.jcu.cz, dále jen fakultní e-mailová adresa.
2. Pro interní komunikaci v rámci fakulty či univerzity je přípustné použití hromadných e-mailových adres ve formátu skupina@pf.jcu.cz a skupina@sender.jcu.cz, dále jen hromadná e-mailová adresa.
3. Do e-mailové schránky spojené s adresou uvedenou v prvním odstavci, dále jen fakultní e-mailová schránka, je možné se přihlásit prostřednictvím webového rozhraní z webové stránky fakulty https://www.pf.jcu.cz nebo z libovolného e-mailového klienta podporujícího protokol IMAP nebo POP3.
4. Návod pro nastavení nejpoužívanějších e-mailových klientů podporujících protokol IMAP nebo POP3 a další technické informace jsou publikovány na webové adrese: https://www.pf.jcu.cz/structure/other_departments/osis/nastaveni_postovnich_klientu.php.

 

Článek IV.
Povinnosti uživatelů e-mailových adres a e-mailových schránek

1. Všichni studenti a zaměstnanci jsou povinni používat v rámci elektronické komunikace na fakultě výhradně elektronické adresy, které jim byly vytvořeny dle článku III., odstavce 1. Z hlediska GDPR není přípustné při zasílání pracovních e-mailů, komunikaci se studenty, řešení agendy úředně-správního charakteru, v rámci projektů apod. použití soukromých e-mailových účtů nebo účtů jiné firmy či organizace.
2. Studenti a zaměstnanci jsou povinni obsah fakultní e-mailové schránky v nezbytně potřebném rozsahu pravidelně kontrolovat.
3. Studenti a zaměstnanci odpovídají za zneužití fakultní e-mailové adresy a fakultní e-mailové schránky, pokud se neprokáže, že zneužití nemohli objektivně zabránit.
4. Automatické přesměrování e-mailů je možné pouze na další e-mailové schránky vedené pod doménou Jihočeské univerzity (jcu.cz). Přesměrování na účty vedené pod jinými doménami není z hlediska GDPR přípustné.

   Zdůvodnění:
   V případě zaslání e-mailu mimo doménu jcu.cz jsou potenciální osobní údaje obsažené v e-mailu předávány třetím subjektům (t. j. organizaci, která provozuje takovou doménu). Pro toto předání nemá Jihočeská univerzita, Pedagogická fakulta souhlas a mohlo by se jednat o porušení pravidel GDPR. Dále je používání soukromých e-mailových účtů mimo doménu jcu.cz problematické z hlediska kybernetické bezpečnosti.

5. Přehled hromadných e-mailových adres sloužících pro interní komunikaci v rámci fakulty / univerzity je spravován pracovníky Centra informačních technologií JU (CIT JU) a je uveřejněn na webových stránkách Jihočeské univerzity v sekci interních dokumentů.
6. V informačních, e-learningových, studijních a dalších systémech fakulty budou nastaveny pro komunikaci pouze fakultní e-mailové adresy.
7. V případě zasílání e-mailu obsahujícího osobní nebo citlivé údaje v textu či v jeho příloze mimo doménu jcu.cz, je nutné e-mail či přílohu zašifrovat použitím vhodných nástrojů (např. e-mail šifrovat elektronickým certifikátem, přílohu poslat jako šifrovaný ZIP archiv). Heslo k zašifrovanému souboru je adresátovi souboru nutné zaslat odděleně. Návod na vytvoření komprimovaného souboru je dostupný na webové adrese: https://helpdesk.jcu.cz/dokumentace/zakladni-doporucene-postupy-pro-zajisteni-ochrany-osobnich-udaju/vytvoreni-komprimovaneho-souboru-chraneneho-heslem. Přílohu e-mailu je dále možné sdílet přes zajištěné úložiště OneDrive JU s přímým odkazem https://jucb-my.sharepoint.com.

 

Článek V.
Zrušení e-mailových adres a e-mailových schránek

1. V případě skončení pracovního poměru zaměstnance bude fakultní e-mailová adresa zablokována pro odchozí elektronickou komunikaci. Pro příchozí komunikaci bude funkční po dobu šesti měsíců od skončení pracovního poměru, ovšem nebude možné se do ní přihlásit v důsledku zablokování uživatelského účtu. Případnou automatickou odpověď obsahující informaci o skončení pracovního poměru na fakultě a nastavení přeposílání fakultních e-mailů (v souladu s článkem IV., odstavcem 4), může uživatel provést ještě před ukončením pracovního poměru na adrese: https://www.pf.jcu.cz/rmail/.
2. V případě ukončení studia bude fakultní e-mailová adresa zablokována pro odchozí elektronickou komunikaci. Pro příchozí komunikaci bude funkční po dobu šesti měsíců od ukončení studia, ovšem nebude se možné se do ní přihlásit v důsledku zablokování uživatelského účtu. Případné nastavení přeposílání e-mailů z této schránky může uživatel provést v souladu s článkem IV., odstavcem 4 ještě před ukončením studia na adrese: https://www.pf.jcu.cz/rmail/.
3. Po uplynutí lhůty šesti měsíců od skončení pracovního poměru či ukončení studia podle článku V., odstavce 1 a 2 bude fakultní e-mailová schránka smazána včetně kompletního obsahu schránky a fakultní e-mailová adresa bude zrušena.
4. Za aktuálnost hromadných adres kateder (vedoucí, tajemník, sekretářka), útvary (vedoucí, zástupce) a adresy jednotlivých kateder (všichni zaměstnanci katedry) má odpovědnost příslušný vedoucí. Změny hromadných adres provádí oddělení správy informačních systémů PF JU (OSIS PF JU).

 

Toto opatření nabývá platnosti dnem podpisu děkankou s účinností od 1. 6. 2019.

 

 

V Českých Budějovicích 24. 5. 2019

doc. RNDr. Helena Koldová, Ph.D.
děkanka PF JU

 

stáhnout dokument: PDF